Trabajadores pueden solicitar sus documentos laborales a ex empleadores sin límite de veces | EXP. N.° 02298-2018-PHD/TC

FUNDAMENTOS DESTACADOS:

11. En cuanto a la solicitud del 10 de octubre de 20161 , mediante la cual le pide a la emplazada copias legalizadas de documentos vinculados a su relación laboral, la parte emplazada en su contestación ha hecho énfasis en el segundo fundamento de la sentencia de fecha 25 de abril de 2016, recaída en el Expediente 00373-2016-0-2001-JR-CI-03 (seguido por el Sindicato Nacional de Trabajadores de la Cmac Piura SAC, representado por Edward Antonio Muñoz Salazar y otro, contra la Cmac Piura SAC), que ha sido presentada por el recurrente, para señalar que, conforme se ha precisado en la demanda, es un extrabajador, y que por este hecho no tiene la obligación de mantener en archivo su legajo personal.

Al respecto, el artículo 5 del Decreto Ley 25988 dispone lo siguiente:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo anterior los empleadores o las empresas, cualquiera que sea su forma de constitución y siempre que no formen parte del Sector Público Nacional, estarán obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un período que no excederá de 5 (cinco) años contados a partir de la ocurrencia del hecho o la emisión del documento o cierre de las planillas de pago, según sea el caso. Transcurrido el período a que se refiere el párrafo anterior, los empleadores podrán disponer de dichos documentos para su reciclaje o destrucción, a excepción de las planillas de pago que deberán ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional. En todo caso, inclusive en lo relativo a materia laboral, luego de transcurrido el mencionado período, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de los documentos citados, será de quien alegue el derecho. Lo establecido en el presente artículo se aplicará sin perjuicio de las disposiciones referidas a obligaciones en materia tributaria contenidas en el Código Tributario.

12. En tal sentido, la referida disposición establece una obligación legal del empleador del sector privado de resguardar la información laboral por un periodo de 5 años, desde el cese laboral. Por ello, se aprecia que lo alegado por la emplazada —esto es, no tener la obligación de mantener el legajo personal del recurrente—carece de fundamento jurídico, dado que el cese del actor se produjo el 7 de abril de 2016 (Cfr. F. 53), mientras que el requerimiento de la información personal se efectuó el 10 de octubre de 2016.
13. Cabe precisar que el derecho a la autodeterminación informativa permite al titular de la información personal solicitar a quien la custodie el acceso directo o copias de ella de conformidad con lo dispuesto por la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 29733), acceso que no se encuentra limitado a un número de veces en específico, aunque sí encuentra un límite con relación al tiempo de su resguardo y la asunción del gasto que supone su reproducción.
14. Sentado lo anterior, aun cuando el recurrente cuente con un mandato judicial anterior que haya ordenado la entrega de su legajo personal, tal mandato y su cumplimiento no afectan las peticiones que con posterioridad a ella pueda haber presentado el recurrente, más aún cuando dicho mandato judicial evidencia que la emplazada, a la fecha de interposición de la demanda, resguardaba la información personal requerida.
15. Consecuentemente, corresponde estimar la demanda en este extremo y ordenar a la emplazada que entregue la información requerida mediante el pedido de fecha 10 de octubre de 2016, sin pago de costas y costos procesales por tratarse de una empresa estatal que presta un servicio público relacionado con el sistema financiero.

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