Más allá de los 5 años, el empleador está obligado a conservar la información relativa al pago de los beneficios sociales | Casación N.° 50625-2022 La Libertad

FUNDAMENTOS DESTACADOS:

Noveno. Sobre el caso concreto.

La parte recurrente sostiene que las normas denunciadas establecen la obligación del empleador de conservar las planillas, boletas de pago y constancias de trabajo por un periodo máximo de cinco años, trasladándose, en consecuencia, la carga probatoria al trabajador demandante. En ese sentido, señala que las instancias judiciales están obligadas a observar dicha disposición en sus actuaciones, así como la prevalencia de la norma material sobre la norma procesal laboral, lo cual no se ha cumplido en autos, pues la Sala Superior ha incurrido en interpretación errónea de las normas invocadas.

Décimo. De la revisión de la sentencia de vista, se advierte que, en el fundamento sexto, la Sala Superior ha señalado lo siguiente: 6. Sin perjuicio de ello, respecto a la obligación de conservar los documentos por 05 años, se precisa que esta obligación legal no es contradictoria con el onus probandi del empleador que no debe ser entendida como una obligación de probar, sino como una necesidad de probar, pues en el marco de un proceso laboral, el empleador necesita acreditar el cumplimiento de sus obligaciones legales, siendo una de ellas, el pago de los beneficios sociales y contar con un registro de asistencia, pues de lo contrario, deberá cancelar los beneficios sociales y la jornada extraordinaria postulada y acreditada en el proceso. En consecuencia, el hecho que el empleador solo esté obligado a conservar por 05 años la información, evidentemente le permite destruir o incinerar los documentos, pero ello no impide que asuma una conducta diligente de generar una data de dicha información dada su relevancia para determinar, primero, el pago de los beneficios que por ley le corresponden al actor, y, segundo, la jornada efectivamente realizada, pues si los documentos requeridos como prueba exhibicional constituían la única documental que contenía dicha información, ésta debió ser conservada a través de programas informáticos (archivos digitalizados, fotografiados, sistematizados o vaciados, entre otros) que se encuentran al alcance de la demandada.(Subrayado propio)

Décimo Primero. Del texto citado se advierte que, la instancia de mérito interpreta que la obligación legal del empleador de conservar la documentación por un plazo de cinco años no exime su deber de actuar con diligencia y preservar, mediante medios alternativos o tecnológicos, aquellos registros cuya ausencia pueda afectar el debido esclarecimiento de los hechos, como el caso de autos, para acreditar el cumplimiento por parte del empleador de sus obligaciones legales, como el pago de beneficios sociales, por lo que no considera atendible que la parte empleadora pretenda liberarse de su carga probatoria alegando la destrucción o pérdida de documentación una vez transcurrido el plazo legal de conservación, si no ha adoptado previamente medidas adecuadas para resguardar esa información en formatos digitalizados o equivalentes.

Décimo Segundo. Atendiendo a que, en el presente caso el objeto de prueba se refiere al pago de los beneficios sociales, es indudable que la documentación o medios de prueba pertinentes para la acreditación o probanza del hecho controvertido eran las planillas o los documentos o boletas de pago de ellas derivados. Siendo así, si bien el artículo 5 del dispositivo legal precitado (modificado en el año 1998 por la Ley N.° 27029) limitaba temporalmente la conservación de la documentación a cinco años, no obstante, prohibía el reciclaje o destrucción de las planillas, pues, o bien el empleador debía conservarlas o bien remitirlas a la Oficina de Normalización Previsional. En tal virtud, ni después ni antes del Decreto Legislativo N.° 1310, la parte demandada puede pretender válidamente liberarse de la obligación de probanza de los pagos materia del proceso, pues, durante todo el tiempo de la relación laboral iniciada en el año mil novecientos noventa y cuatro hasta el cese que fue en año dos mil catorce, la parte demandada siempre estuvo obligada a conservar la información relativa al pago de los beneficios sociales, contenido en las planillas o en los documentos derivados de aquellas.

Décimo Tercero. A mayor abundamiento, una obligación similar de conservación de las planillas surge del artículo 21 del Decreto Supremo N.° 001-98-TR, que expresamente señala que el empleador solo está obligado a conservar la documentación laboral por el plazo de cinco años; pues, esta regla jurídica debe ser concordada con el precitado artículo 5 (modificado por la Ley N.° 27029) al que hemos hecho referencia supra, mod ificatoria que es posterior a la expedición del antedicho decreto supremo, el cual fue expedido el 20 de enero de 1998, mientras que la Ley N.° 27029 (que o bliga al empleador a conservar las planillas de remuneraciones) fue expedida en diciembre de ese año. En todo caso es evidente que las instancias no han verificado como hecho probado la eventual remisión que, según la norma, la parte demandada debió efectuar de las planillas a la Oficina de Normalización Previsional. Advertimos que, respecto a las planillas de remuneraciones con antigüedad mayor a cinco años, esta información debería ser solicitada directamente a la ONP, pues a tenor de las disposiciones citadas en el párrafo anterior, correspondería su remisión a tal dependencia. De no haber cumplido el empleador con la obligación de dar esta documentación a la ONP, este no podría verse beneficiado del incumplimiento de la disposición legal que lo ordena, por lo que el Juez puede evaluar esta conducta al momento de emitir sentencia. Ahora bien, es necesario considerar la vigencia en el tiempo de la disposición que ordena la remisión de documentación antigua a la ONP.

Décimo Cuarto. Es en ese sentido deben interpretarse las normas contenidas en el artículo 5 del Decreto Ley N.° 25988 y el art ículo 21 del Decreto Supremo N.° 001-98-TR, que en su literalidad parecieran rea signar la carga de la prueba del pago al prestador del servicio; reglas que, en su interpretación literal no serían compatibles con el valor constitucional de la tutela procesal efectiva, la misma que aplicada a la jurisdicción social (justicia laboral) solamente tiene sentido si se garantiza la ya analizada redistribución de la regla de la carga de la prueba del pago en cabeza del empleador demandado, sin limitación temporal alguna.

Es más, asumir únicamente la interpretación literal de las normas in comento no solo descartarían –entre otros, los métodos de interpretación histórico y sistemático (antes desarrollados), sino también el de especificidad; pues, se estaría sobreponiendo una norma que, como hemos señalado supra, tienen como objeto la racionalización y simplificación administrativa, frente a la norma procesal que establece las reglas de distribución de la carga de la prueba en el proceso laboral.

Décimo Quinto. A mayor abundamiento, interpretar literalmente la regla del Decreto Legislativo N.° 1310 (ya analizada) o las reglas similares del Decreto Ley N.° 25988 y del Decreto Supremo N.° 001-98-TR, resultaría contrario a todo nuestro sistema de relaciones laborales, el cual está diseñado bajo la lógica que los derechos laborales no prescriben sino hasta años después de producido el cese. Contradictoriamente la interpretación según la cual después de cinco años de emitido un documento laboral ya no existe la carga de su aportación en juicio por la parte que lo emitió y detentó, constituiría una absurda fuente de litigiocidad judicial, pues, los trabajadores que entienden que pueden reclamar sus derechos hasta años después del cese se verían forzados a interponer demandas quinquenales cuando tienen vinculo vigente a fin de lograr del empleador la real y efectiva aportación de la prueba del pago ante la absurda posibilidad de la ineficacia de la regla de juicio antes analizada. Décimo Sexto. Así las cosas, es indudable que en el marco de las reglas procesales vigentes y también en el marco de la normativa constitucional y convencional (artículo 8 de la Convención Americana de Derechos Humanos) la única interpretación acorde con la norma constitucional descarta la hipótesis de una doble reversión de la carga de la prueba, esta vez, en perjuicio del prestador del servicio. Por las razones antes expuestas, se declara infundado el recurso de casación formulado por la parte demandada.

DECISIÓN: Por estas consideraciones, declararon: INFUNDADO el recurso de casación interpuesto por la parte demandada Compañía Pesquera del Pacifico Centro Sociedad Anónima; en consecuencia, NO CASARON la sentencia de vista de fecha diez de mayo de dos mil veintidós; DISPUSIERON la publicación de la presente resolución en el diario oficial “El Peruano”, bajo responsabilidad; en los seguidos por la Sucesión Procesal de Jaime Alfonso Yupanqui Villalobos contra la Compañía Pesquera del Pacífico Centro Sociedad Anónima, sobre desnaturalización de contrato y otros; y los devolvieron. Ponente señora Carlos Casas, Jueza Suprema.

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