El empleador tiene la obligación legal de conservar los documentos durante 5 años, tiempo sobre el cual se aplica la presunción judicial en caso no los exhiba en el proceso | CASACIÓN LABORAL N.o 5788-2022 LA LIBERTAD

Cuarto. Solución del caso en concreto 

En relación a las infracciones normativas antes anotadas en el considerando tercero, se procede a emitir pronunciamiento respecto de todas ellas en conjunto, en atención que las mismas regulan una situación de hecho similar, como es, el plazo de cinco (5) años para conservación obligatoria por parte del empleador de los documentos de pago y demás información que se expide en la relación laboral. 

Pues bien, la parte recurrente básicamente cuestiona la decisión de la Sala Superior al haber amparado el pago de horas extras y sus incidencias en beneficios sociales, desde el año mil novecientos noventa y seis hasta el treinta y uno de julio de dos mil diecisiete; pues, conforme a las normas que invoca (antes citadas), el empleador solo estaría obligado a conservar los documentos que se generan en la relación laboral hasta por un máximo de 5 años a partir de su emisión, no siendo exigible que presente los registros de control de asistencia anteriores a dicho lapso de tiempo para efectos de acreditar la jornada en sobretiempo. Es por tal razón que, el recurrente sostiene que la Sala Superior habría incurrido en error al haber desestimado la cuestión probatoria de oposición a dicha exhibicional interpuesta por la parte demandada, y como consecuencia de ello, haber aplicado la presunción establecida en el artículo 29 de la Ley número 29497, esto es, extraer conclusiones contrarias a los intereses de la parte que no cumple con presentar la exhibicional, y, por ende, haber liquidado las horas extras a razón de siete horas mensuales sobre boleta. 

Quinto. La carga de la prueba de las horas extras le corresponde al demandante, conforme al artículo 23.1 de la Ley número 29497 que establece que la parte que afirma un hecho debe acreditarlo, y en esa misma línea, el artículo 10-A del Decreto Supremo número 007-2002-TR prescribe que: “…la deficiencia en el sistema de registro no impedirá el pago del trabajo realizado en sobre tiempo, si el trabajador acredita mediante otros medios su real y efectiva realización”. Y en el mismo sentido, el artículo 1 de la Ley número 27029, prescribe: “De conformidad con lo dispuesto en el artículo anterior los empleadores o las empresas cualquiera que sea su forma de constitución y siempre que no formen parte del Sector Público Nacional, estarán obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un periodo que no excederá de 5 (cinco) años contado a partir de la ocurrencia del hecho o la emisión del documento o cierre de las planillas de pago, según sea el caso. Transcurrido el periodo a que se refiere el párrafo anterior, los empleadores podrán disponer de dichos documentos para su reciclaje o destrucción, a excepción de las planillas de pago que deberán ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional. En todo caso, inclusive en lo relativo a materia laboral, luego de transcurrido el mencionado periodo, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de los documentos citados, será de quien alegue el derecho…”. Es decir que, por regla general, es la parte que alega haber efectuado horas extras, tiene la carga de la prueba de demostrar ello y que en este caso recae en la parte demandante o en el trabajador. 

Sexto. Si bien es cierto, el artículo 29 de la Ley número 29497 establece la presunción judicial que habilita al juzgador a extraer conclusiones contrarias a la parte que no cumple con presentar las exhibicionales requeridas, ello no significa que se deba exonerar totalmente al trabajador, de su carga probatoria de acreditar las horas extras, sino que, por el contrario, esta debe presentar medios de prueba ya sea directos o indiciarios para persuadir al juzgador que, en la práctica, efectivamente ha realizado horas extras durante todo su récord laboral.  

Sétimo. Asimismo, dicha presunción judicial debe encontrarse en consonancia con la obligación que tiene el empleador de resguardar los registros de asistencia del trabajador que contienen precisamente la extensión de su jornada de trabajo diario. 

En efecto, como antes se ha mencionado, el artículo 6 del Decreto Supremo número 004-2006-TR, modificado por el artículo 1 del Decreto Supremo número 011-2006-TR (publicado el seis de junio de dos mil seis) establece que: “Los empleadores deben conservar los registros de asistencia hasta por cinco años después de ser generados”. Nótese que el demandante inició a laborar para la demandada en enero de mil novecientos noventa y seis, y la obligación legal de resguardar los registros de asistencia fue publicada en junio de dos mil seis, es decir, diez años después del inicio de la relación laboral del demandante. En ese sentido, no resulta razonable exigir al empleador la conservación de los registros de asistencia respecto de un periodo en que no tenía la obligación legal de hacerlo. 

Octavo. Además, conforme al citado artículo 6 del Decreto Supremo número 004-2006-TR, el empleador está obligado a conservar los registros de asistencia hasta por cinco años después de generados. Lo que significa que, en este caso en concreto, el empleador tiene dicha obligación desde el primero de agosto de dos mil doce al treinta de julio de dos mil diecisiete, justamente porque el demandante cesó el treinta de julio de dos mil diecisiete; de ahí que el empleador estaría obligado a incorporar al proceso los registros de asistencia de los últimos cinco años antes del cese. Y en el supuesto, que no hubiera presentado dicha información, en tal caso, lógicamente, podría aplicarse la presunción judicial establecida en el artículo 29 de la Ley número 29497 porque, a pesar de que el empleador se encontraba obligado de conservar dichos registros de asistencia, se muestra renuente de cumplir con dicha obligación legal y presentar la exhibicional de los mismos. En ese sentido, la presunción judicial antes anotada, únicamente puede aplicarse, en este caso, desde el uno de agosto de dos mil doce al treinta de julio de dos mil diecisiete, es decir, los últimos cinco años. Pero no sería razonable, aplicar dicha presunción judicial por el periodo que va desde el inicio de la relación laboral del demandante, esto es, desde enero de mil novecientos noventa y seis, por cuanto, a dicha fecha no existía obligación legal del empleador de conservar los registros de asistencia, sino que ésta recién fue publicada en junio de dos mil seis, y en segundo lugar, a razón de que, el artículo 6 del Decreto Supremo número 004- 2006-TR, únicamente impone el deber de conservar los registros de asistencia después de cinco años de generados. 

Noveno. Por lo antes expuesto, la Sala Superior ha incurrido en infracción normativa del artículo 10-A del Decreto Supremo número 007-2002-TR, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley de Jornada de Trabajo, Horario y Trabajo en Sobretiempo, y del artículo 1 de la Ley número 27029, por lo que debe ser declarada fundadas dichas causales. 

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